Confira 6 dicas para melhorar o atendimento telefônico da sua empresa!

Quem já entrou em contato por telefone com uma empresa sabe que a experiência pode não ser muito agradável. E isso não tem relação com o porte da companhia, mas com a forma como esse atendimento telefônico está estruturado.

Esse contato pode representar o início de uma relação importante com o cliente e, por isso, é fundamental que ele saia plenamente satisfeito. Para começar, a conversa precisa ser suficientemente eficiente — o que não é fácil, já que a comunicação envolve inúmeras variáveis.

No post de hoje, oferecemos algumas dicas para quem está buscando oferecer um atendimento telefônico mais adequado em sua organização. Confira!

MELHORAR O ATENDIMENTO TELEFÔNICO

1. Controle o tom de voz

Como a comunicação por telefone não inclui contato visual, a voz é o único instrumento em ação. E ela deve ser capaz de transmitir a mensagem do emissor para o receptor de forma clara, que não dê margem a dupla interpretação. A voz pode transmitir irritação, pressa, raiva, doçura, preguiça e toda uma gama de sentimentos.

Assim, é essencial que o tom de voz seja facilmente audível para evitar desconforto para o cliente. Além disso, é importante observar o ritmo: deve-se procurar um meio termo (nem lento, nem rápido). A dicção é outro ponto a observar para evitar erros de interpretação.

2. Mantenha o profissionalismo

É importante ser firme, porém, agradável. Ao mesmo tempo que é preciso manter a formalidade, a conversa deve ser simpática. Procure transmitir respeito e seriedade usando uma linguagem formal e evitando gírias e brincadeiras.

3. Use a Empatia.

Ter carisma é muito bom, mas focar em como o cliente se sente é o principal. Oferecer empatia vai fazer o cliente se sentir valorizado pela empresa. Se ele estiver nervoso, seja paciente, ouça-o atentamente sem interrompê-lo, não se mostre hostil e tente acalmá-lo. Isso contribui positivamente para a identificação das dificuldades sofridas por ele e das possíveis soluções para elas.

O consumidor deve perceber que existe do outro lado da linha alguém que realmente quer ajudá-lo e que se importa com seus problemas. Se ele notar um tom de voz desinteressado, melancólico ou entediado, é natural que fique desmotivado.

4. Seja ágil

É essencial atender o telefone rapidamente, de preferência até o terceiro toque. Isso demonstra empenho em oferecer a máxima eficiência. Se no meio da conversa, precisar de um tempo, informe o cliente e peça que ele aguarde na linha. Procure voltar o mais rápido possível, de preferência com uma solução para a dúvida do consumidor, para que ele não se sinta esquecido.

melhorar o atendimento telefônico

5. Evite ruídos

Busque se afastar de interferências (chiados, aparelhos eletrônicos ligados e outros), pois elas podem ser extremamente prejudiciais ao atrapalhar a comunicação. Procure, ainda, não fazer outras atividades enquanto fala ao telefone, pois o cliente pode perceber sua falta de atenção e cuidado.

6. Grave as ligações

Gravar os atendimentos telefônicos dá mais confiança à clientela e, por isso, tem se tornado uma prática cada vez mais comum nas empresas. Ela traz benefícios para ambas as partes. Veja alguns deles a seguir!

Proteção aos clientes

Ligações gravadas e identificadas por um número de protocolo podem ser usadas para garantir que as solicitações foram devidamente registradas pela organização. Se elas não forem atendidas — ou se houver dados imprecisos ou contraditórios —, o áudio prova que o pedido foi feito.

Proteção para a empresa

Empresas que oferecem um bom atendimento não têm o que temer: por isso, o armazenamento desses arquivos dá segurança a elas. Se houver dúvidas, a companhia pode usar os áudios para se defender.

Busca de informações

Os dados registrados nas ligações podem ser bastante valiosos para a instituição, já que permitem analisar os erros e os acertos cometidos. A partir dessas informações, ela pode traçar estratégias que a ajudem a chegar a um excelente atendimento.

Já está trabalhando para melhorar o atendimento telefônico na sua organização? Continue conosco e saiba como reduzir o tempo médio de atendimento.

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